Ερευνα για την οργάνωση γραφείου

Τεχνολογικά Θέματα, Νέα και Ειδήσεις. Θέματα προς συζήτηση.

Συντονιστές: Super-Moderators, Reporters

Απάντηση
Άβαταρ μέλους
hik-hok
Reporter
Δημοσιεύσεις: 3571
Εγγραφή: 09 Μαρ 2003 10:45
Τοποθεσία: Agrrrrrrrrrr...... γάβ γάβ!!
Επικοινωνία:

Ερευνα για την οργάνωση γραφείου

Δημοσίευση από hik-hok » 10 Φεβ 2004 20:59

Απο δελτίο τύπου της εταιρίας Intersys

Οι ευρωπαϊκες επιχειρήσεις μετρούν το «κόστος του χάους»!

- 98 δις Ευρώ σπαταλιούνται ετησίως λόγω αναποτελεσματικών πρακτικών εργασίας

- Το 17% της εργάσιμης ημέρας κάθε υπαλλήλου χάνεται λόγω αναποτελεσματικών πρακτικών εργασίας

- Οι συνολικές απώλειες για τις Ευρωπαϊκές Επιχειρήσεις ισοδυναμούν με το 85% του ΑΕΠ της Ιρλανδίας

- Η Γερμανία δείχνει τον δρόμο, με πιο "ώριμη" προσέγγιση στο management των επιχειρήσεων

Πρόσφατη έρευνα πάνω στην συμπεριφορά των Ευρωπαϊκών επιχειρήσεων αποκάλυψε ότι η πλειονότητα των εργαζόμενων σε περιβάλλοντα γραφείου χάνει παραγωγικό χρόνο λόγω αναποτελεσματικών πρακτικών εργασίας.

Η έρευνα, η οποία βασίστηκε στις εμπειρίες των μάνατζερ 300 και πλέον μεσαίων/μεγάλων επιχειρήσεων στην Μ. Βρετανία, τη Γαλλία, τη Γερμανία, τηΔανία και την Ιταλία διαπίστωσε ότι, κατά μέσο όρο, οι οργανισμοί αυτοί αξιολογούν τις πρακτικές εργασίας τους μόνο σαν 70% αποτελεσματικές. Το συνολικό κόστος αυτού του "χάους" στο περιβάλλον εργασίας ανέρχεται περίπου στα 98 δις ευρώ - σχεδόν όσο και το Ακαθάριστο Εγχώριο Προϊόν της Δημοκρατίας της Ιρλανδίας.

Η έρευνα, η οποία χρηματοδοτήθηκε από την Canon Business Solutions, εξέτασε την απόδοση, τις στρατηγικές και την αντιμετώπιση των επιχειρήσεων σε βασικές διαδικασίες γραφείου όπως οι συσκέψεις, η διαχείριση εγγράφων/e-mail, καθώς και η αποθήκευση και ανάκτηση πληροφοριών.

"Για πολλούς οργανισμούς, οι απλές διαδικασίες που λαμβάνουν χώρα στο περιβάλλον του γραφείου - όπως π.χ. η διαχείριση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η εκτύπωση και αποστολή πληροφοριών με φαξ, η αντιγραφή και διανομή εγγράφων, η διαχείριση των αρχείων, κ.ο.κ., μπορούν να απορροφήσουν ένα τεράστιο μερίδιο από τον εργάσιμο χρόνο του προσωπικού", αναφέρει ο Marc Ranner, European Product Marketing Manager. "Από τις εκτιμήσεις της έρευνας προκύπτει ότι το μερίδιο αυτό φτάνει στο πολύ υψηλό ποσοστό του 20% του εργάσιμου χρόνου των υπαλλήλων, με πολλές από αυτές τις ώρες να χρησιμοποιούνται αναποτελεσματικά.

Αυτό όμως που εκπλήσσει τους περισσότερους μάνατζερ είναι το πώς μεταφράζεται αυτός ο "λιγότερο παραγωγικός" ή "μη-παραγωγικός" χρόνος σε κόστος για την επιχείρηση".
Ένα από τα σημαντικά ευρήματα αποκαλύπτει ότι αν και το 85% των Ευρωπαίων μάνατζερ αναγνωρίζει την σπουδαιότητα της ύπαρξης οργανωμένων και αποτελεσματικών διαδικασιών στο γραφείο και την θετική τους επίδραση συνολικά στον οργανισμό, πάνω από τις μισές επιχειρήσεις στην Ευρωπαϊκή ήπειρο δεν ασχολούνται καν με την αποτίμηση ή την μέτρηση της απόδοσής τους.

Και, οι διαφορές μεταξύ επιχειρηματικών τομέων μπορούν να είναι πολύ έντονες. Για παράδειγμα, στη Δανία τα τρία τέταρτα των μάνατζερ που συμμετείχαν στην έρευνα ισχυρίζονται ότι ο οργανισμός τους δεν μετρά την αποτελεσματικότητα των πρακτικών εργασίας στο γραφείο (ή δεν έχει τη δυνατότητα να το κάνει), ενώ το ίδιο ανέφεραν οι μισοί και πλέον Βρετανοί μάνατζερ.

Εν αντιθέσει, στη Γερμανία οι περισσότερες επιχειρήσεις (σε ποσοστό 63%) διαθέτουν μηχανισμούς αξιολόγησης της απόδοσής τους, ενώ το ένα τρίτο εξ αυτών διατείνεται ότι μετρά την αποτελεσματικότητα των πρακτικών εργασίας στο γραφείο σε "τακτική" βάση.

"Οι Γερμανοί μάνατζερ δείχνουν να ακολουθούν πιο ώριμη προσέγγιση στο θέμα της διαχείρισης των λειτουργιών γραφείου, συγκριτικά με ορισμένους άλλους Ευρωπαίους συναδέλφους τους. Πολλοί Γερμανοί μάνατζερ έχουν καθιερώσει ήδη προηγμένες διαδικασίες ελέγχου κόστους και διαχείρισης ποιότητας για την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας, ενώ ορισμένοι εξ αυτών έχουν επίσης δημιουργήσει ειδικά τμήματα τα οποία είναι επιφορτισμένα με την βελτίωση της απόδοσης," προσθέτει ο Marc Ranner.

Αλλά δεν υπάρχουν μόνο άσχημα νέα για τις Ευρωπαϊκές επιχειρήσεις. Στην πλειονότητά τους (76%) οι οργανισμοί καταβάλλουν προσπάθειες να βελτιώσουν τις πρακτικές εργασίας στο περιβάλλον τους - αν και πολλοί συνεχίζουν να σπαταλούν χρήματα για την επίλυση υποτιθέμενων προβλημάτων, αγοράζοντας συχνά τεχνολογία και/ή τις νεότερες συσκευές που κυκλοφορούν χωρίς να έχουν διαμορφώσει εκ των προτέρων μία γενικότερη επιχειρησιακή στρατηγική, ή μία στρατηγική για την διαχείριση των πληροφοριών/εκτυπώσεων.

Ωστόσο, έκπληξη προκαλεί το γεγονός ότι ορισμένοι επιχειρηματικοί τομείς παραδέχονται ότι δεν κάνουν τίποτα για να βελτιώσουν την κατάστασή τους. Στην Ιταλία, το 38% των μάνατζερ που συμμετείχαν στην έρευνα είπαν ότι δεν ασχολούνται ενεργά με την βελτίωση της αποτελεσματικότητας στο γραφείο. Στη Δανία το ποσοστό αυτό είναι 31% και στην Μ. Βρετανία 27%. Στη Γερμανία όμως, το 92% των επιχειρήσεων λένε ότι καταβάλλουν μεγάλες προσπάθειες για να βελτιώσουν την αποτελεσματικότητά τους.

Η έρευνα έδειξε επίσης ότι η διαχείριση των έντυπων εγγράφων - αρχειοθέτηση και ανάκτηση, κ.α. - παραμένει ο μεγαλύτερος παράγοντας αναποτελεσματικότητας στο Ευρωπαϊκό γραφείο.Στην Ιταλία και την Γαλλία, πολλοί οργανισμοί παραδέχτηκαν ότι υστερούν αξιοσημείωτα σ' αυτό τον τομέα, με ποσοστό μεγαλύτερο απο 50% των συμμετεχόντων στην έρευνα να αναγνωρίζουν αναποτελεσματικότητα στον τομέα της διαχείρισης και αρχειοθέτησης εγγράφων.

Όσον αφορά στη διαχείριση εκτυπώσεων/αντιγράφων, οι επιχειρήσεις της Δανίας δείχνουν να βρίσκονται στην καλύτερη θέση, με το 82% των συμμετεχόντων στην έρευνα να πιστεύουν ότι είναι αποτελεσματικοί σ' αυτό τον τομέα, σε σύγκριση με το 81% της Μ. Βρετανίας, το 77% της Ιταλίας, το 65% της Γερμανίας και το 50% της Γαλλίας.

Απ' ότι φαίνεται όμως, όταν το θέμα εστιάζεται στη διαχείριση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οι Ευρωπαίοι μάνατζερ είναι σίγουροι ότι διαθέτουν ήδη αποτελεσματικές διαδικασίες, με μόνο το 6% των συμμετεχόντων στην έρευνα να παραδέχεται αναποτελεσματικότητα στην οργάνωση των ηλεκτρονικών γραμματοθυρίδων τους.

Συνοψίζοντας, ο Marc σχολιάζει: "Τα καλά νέα είναι ότι η Ευρώπη αποκτά επίγνωση του γεγονότος ότι οι αποτελεσματικές διαδικασίες αυξάνουν την παραγωγικότητα, και οι περισσότεροι οργανισμοί αρχίζουν ν' αναζητούν τρόπους βελτίωσης της αποτελεσματικότητας των εργασιών τους. Η ύπαρξη συγκεκριμένης και καλά μελετημένης στρατηγικής για τη διαχείριση των πληροφοριών, των εγγράφων και των εκτυπώσεων στο περιβάλλον μιας επιχείρησης είναι ένας γρήγορος τρόπος βελτίωσης, ο οποίος μπορεί να δώσει απτά αποτελέσματα. Η υλοποίηση των αλλαγών με μικρά βήματα μπορεί να δείχνει ότι αποδίδει οριακές βελτιώσεις στην παραγωγικότητα του προσωπικού, αλλά οι βελτιώσεις αυτές μπορούν να παρουσιάσουν πραγματικά και αξιόλογα οικονομικά οφέλη. Οι επιχειρήσεις που θα αγνοήσουν αυτό το μήνυμα θα βρεθούν σε κίνδυνο - επειδή, όπως αποκαλύπτει η έρευνα, οι ανταγωνιστές τους έχουν αρχίσει να το λαμβάνουν σοβαρά υπόψη".

Σημείωση:
Η έρευνα βασίστηκε σε 300 συμμετέχοντες και εξέτασε τις πρακτικές εργασίας που ακολουθούν οι εταιρείες στις Ευρωπαϊκές χώρες, συμπεριλαμβανομένης της Μ. Βρετανίας, της Γαλλίας, της Γερμανίας, της Ιταλίας και της Δανίας. Με τον όρο "πρακτικές εργασίας" χαρακτηρίζονται οι δραστηριότητες που εκτελούνται σε καθημερινή βάση, στις οποίες περιλαμβάνονται η αποστολή φαξ, η επικοινωνία μέσω e-mail, η αρχειοθέτηση εγγράφων, καθώς επίσης και η παραγωγή εκτυπώσεων/αντιγράφων.

Για την Canon Europa

Η Canon είναι μία εταιρεία διεθνώς αναγνωρισμένη για την πρωτοπορία της σ' ένα ευρύ φάσμα νέων τεχνολογιών - από συστήματα ψηφιακής απεικόνισης και εκτυπώσεων, έως λύσεις πληροφορικής, για επιχειρήσεις και ιδιώτες χρήστες.
Θυγατρική της Canon Inc. Ιαπωνίας, η Canon Europa είναι το κέντρο επιχειρήσεων της Canon στην Ευρώπη, με έδρα στο Άμστερνταμ της Ολλανδίας. Η Canon Europa υποστηρίζει τις δραστηριότητες της Canon στην Ευρώπη, συμπεριλαμβανομένων των αντιπροσώπων της σε όλες τις Ευρωπαϊκές χώρες. H επιχειρηματική στρατηγική της Canon στην Ευρώπη εστιάζεται σε δύο σαφώς καθορισμένες αγορές: Επαγγελματικές Λύσεις (ανάπτυξη προϊόντων, λύσεων και υπηρεσιών πληροφορικής για περιβάλλοντα γραφείου και επαγγελματικών εκτυπώσεων) και Καταναλωτικά Προϊόντα Εικόνας/Εκτύπωσης (φωτογραφικές μηχανές, βιντεοκάμερες και εκτυπωτές Bubble Jet). Η Canon Europa απασχολεί περίπου 500 εργαζόμενους στο Άμστερνταμ.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την Canon Europa ανατρέξτε στην διεύθυνση: www.canon-europa.com




Για την Intersys
Η Intersys Α.Ε , με κύκλο εργασιών άνω των €65 εκατ. το 2003 είναι μια από τις μεγαλύτερες εταιρείες στον χώρο της Πληροφορικής, των Συστημάτων Οργάνωσης Γραφείου, της παροχής Ολοκληρωμένων Λύσεων και των Ηλεκτρονικών Καταναλωτικών Προϊόντων. Αντιπροσωπεύοντας μερικά από τα κορυφαία ονόματα στον κόσμο, όπως Canon, Pioneer, Microsoft, Toshiba, Adobe και Hummingbird, προσφέρει προϊόντα και ολοκληρωμένες λύσεις που έχουν στόχο να ανταποκριθούν στις επαγγελματικές και δημιουργικές προσδοκίες του σύγχρονου ανθρώπου. Επισκεφθείτε την ιστοσελίδα : www.intersys.gr

Απάντηση

Επιστροφή στο “Τεχνολογικά Θέματα, Νέα και Ειδήσεις”

Μέλη σε σύνδεση

Μέλη σε αυτήν τη Δ. Συζήτηση: Δεν υπάρχουν εγγεγραμμένα μέλη και 1 επισκέπτης